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    甘肃金地燃气股份有限公司 实施档案管理云储存

    日期:2020/11/23 11:00 点击数:1799 
                                                                                     甘肃金地燃气股份有限公司

              实施档案管理云储存           

    我公司从集团下发档案管理办法以来,档案管理工作逐渐的形成了模式,档案对一个单位的发展具有重要意义,因此对档案工作的重视程度以及档案管理工作的规范程度,不仅可以作为衡量一个单位工作成果的依据,也能直接体现单位各项管理工作的规范性。

    一个企业,档案的完整归档不能只体现在纸质材料的归档,就现在大数据时代下的工作,我们离不开电子档案,如果只靠纸质档案,它肯定在完全性、方便性、效率性上会影响很多,

    我公司从2019年底开始试行档案管理三保险,规范纸质版的档案可以为单位未来发展提供最完备的准备资料;重要设计、影像资料、重要台账及扫描文件批复等存于硬盘,便于物件归档;所有纸质影像资料上传至云盘,电子保存,便于档案查询的快捷性和共享性,9月中旬,企业云盘档案管理已具备各级管理条件,在我公司已经正式实施。

    企业云盘总共分为三大?椋

    一、企业空间

        企业空间属于公司级别管理空间,各个部门在自己所属的领域进行重要资料、档案进行上传,同时还可以按照年份、类别、属性等进行详细划分,此空间上传内容为公司级别所有需要归纳的档案,各部室只能够上传各部室各自领域的,可以是以部门区分来建立文件夹,也只能查询到各自上传的档案,部门之间互相无法查看,但是最高管理员(档案管理者)就可以看见各个部室上传的档案,这样,便于管理员能够在所需之时会计的查询下载,同时在设置好权限以后,也杜绝了电子类档案的清空或丢失。

    二、协作空间

        企业空间中各个部门都有自己的文件或文件保管目录,云网盘可提供统一保存空间,方便部门内部随时调用,例如:部门制度、产品资料、常用文件。上级单位可能会发布企业的标准文件,例如合同模板、企业资质文件等。云网盘可进行统一发布管理,发布标准文件,方便各个分支机构查询使用。

      企业内的工作都是通过各种协作完成的,有部门内部的协作,部门间的协作,或者临时组织的协作。协作过程中就会形成各式各样的文档,例如项目进度汇报、各类清单、活动照片、视频资料,这些文档需要放在一个位置进行共同查看,或者共同编辑修改,传统方式经常导致文件被覆盖、误删除、查看不到、查找不方便的问题,导致协同工作困难,云网盘提供了协作机制,通过协作功能,在协作下可以上传、下载文件,也可以建立文件夹,这样就给各种协同的组织提供了一个安全可靠的文件储存方式?梢宰远ㄒ逍鞒稍,设置每一个成员的权限,可以选择让其查看或者上传文件。

    三、工作空间

        工作空间相当于个人的私密空间,可以用来保存个人独立的工作文档、资料、影像资料等,这个版块是包括管理员在内其他人都看不见,没有权限设置,只能为账号本人所拥有,可管理个人的工作文件,可将工作文件目录自动上传至云端。保证工作文件的安全性。避免个人操作错误或者意外导致重要资料丢失。

    这三个空间是不光在电子档案管理上起到了便捷的作用还将我们平时的文件归纳安全性起到了很好的;ぷ饔,当然,使用云盘管理电子档案最大的好处就在于经过权限设置后,所有人都无法将上传的资料进行删除。

    我公司电子档案管理模式启动以来,促使我公司的档案管理工作做到了更加规范、更加安全、更加完整。

     

     

    甘肃金地  黄丽人

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